1. Warum sollten Sie sich identifizieren?
Zusammen mit unserem Partner IDnow haben wir für Sie eine schnelle und unkomplizierte Möglichkeit geschaffen, sich einmalig persönlich innerhalb Ihres lexoffice Lohn & Gehalt Accounts zu identifizieren. Dadurch können Sie ohne großen Aufwand und Bürokratie den Vorgaben des Gesetzgebers entsprechen und auch weiterhin Ihre Meldepflichten als Arbeitgeber:in erfüllen.
Da lexoffice Lohn & Gehalt automatisierte, elektronische Meldungen an Krankenkassen, Finanzämter, Berufsgenossenschaften und die Rentenversicherung versendet, sind wir als zertifizierte Lohnabrechnung nach neuen gesetzlichen Regelungen dazu verpflichtet, alle Meldepflichtigen im Sinne des § 28a SGB IV zu identifizieren.
Diese Maßnahme soll Ihren Account sicherer machen und die Erschleichung von Sozialversicherungsleistungen verhindern. Es soll Betrugsversuchen vorgebeugt und sichergestellt werden, dass nur berechtigte Personen Daten übermitteln können und keine unbefugten Dritten Zugriff auf Ihre sensiblen Lohndaten erlangen.
Ein konkretes Beispiel für den besonderen Schutz Ihrer Lohndaten durch eine Identifizierung:
Über den elektronischen Meldeversand können Sie mit lexoffice Lohn & Gehalt elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen von den Krankenkassen Ihrer Mitarbeiter:innen abrufen:
Bei den dabei zurückgemeldeten Daten handelt es sich um besonders schützenswerte, personenbezogene Gesundheitsdaten, die auf keinen Fall von Dritten eingesehen werden dürfen.
Und das ist nur ein Beispiel. Es gibt unzählige Daten, die Sie über Ihre Mitarbeiter:innen erfassen und auch elektronisch abrufen können: Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM), die Sozialversicherungsnummer, die steuerliche Identifikationsnummer und weitere.
Nur durch die persönliche Identifizierung erfüllen Sie Ihre gesetzlichen Pflichten und sorgen dafür, dass alle Daten ausreichend geschützt werden.
2. Wie können Sie sich identifizieren? Ihre zwei Optionen:
2.1 Automatische Identifizierung online - rund um die Uhr
Für die Online-Identifizierung steht Ihnen das zertifizierte AutoIdent-Verfahren unseres Dienstleisters IDnow zur Verfügung:
Flexibel: Die Identifizierung kann rund um die Uhr online erfolgen.
Unkompliziert: Es gibt keinen Kontakt mit einer Serviceperson.
Einfach: Sie benötigen lediglich Ihren Ausweis und eine Kamera (Webcam oder Smartphone-Kamera)
Schnell: In weniger als 5 Minuten ist alles erledigt
Sicher: DSGVO-konforme Identifizierung über Ihr Smartphone
Sie können die Identifizierung am Computer durchführen, wenn Sie eine Webcam haben.
Oder Sie nutzen die von uns empfohlene IDnow AutoIdent-App. (Google Play Store | Apple App Store).
Wenn Sie die IDnow AutoIdent-App nutzen, benötigen Sie Ihre individuelle Identifizierungs-ID, bestehend aus einer Buchstabenkombination, die Sie beim Start der Identifizierung auf der IDnow-Seite ablesen können.
2.2 Vor-Ort-Identifizierung in einem Partnershop
Wenn Sie die automatische Identifizierung über das AutoIdent-Verfahren von IDnow nicht durchführen möchten, bieten wir die Möglichkeit, sich per ShopIdent bei einem Partnershop vor Ort zu identifizieren.
Um dieses Verfahren durchzuführen, klicken Sie bitte hier: 👉ShopIdent
Nachdem Sie Ihren Namen, Geburtsdatum und Geburtsort angegeben haben, können Sie sich einen Partnershop suchen und ganz bequem vor Ort identifizieren lassen.
Das Filialnetz von ShopIdent befindet sich derzeit noch im Aufbau. Es kommen stetig neue Shops hinzu.
3. Sie brauchen Hilfe bei der Identifizierung?
Sie haben Probleme bei der Durchführung der Identifizierung? Dann kontaktieren Sie bitte unseren Partner IDnow direkt. Zudem gibt es dort auch einen umfangreichen FAQ-Bereich mit den häufigsten Fragen und Antworten rund um die persönliche Identifizierung.
4. Ich habe mehrere Benutzer:innen für lexoffice Lohn & Gehalt eingerichtet. Müssen sich alle identifizieren?
Ja, grundsätzlich muss sich jede:r Benutzer:in identifizieren, da mit dem Zugriff auf lexoffice Lohn & Gehalt immer auch Meldungen erzeugt werden können.