Ab dem 01.01.2025 steht für Unternehmer:innen eine bedeutende Veränderung an:
Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnungspflicht bei B2B-Geschäften eingeführt.
Diese neue Regelung markiert einen entscheidenden Schritt in der fortschreitenden Digitalisierung der Geschäftswelt. E-Rechnungen gewinnen zunehmend an Bedeutung und werden bald unverzichtbar im täglichen Geschäftsverkehr.
Doch keine Sorge – mit lexoffice sind Sie bestens vorbereitet 🙌🏼 In diesem Artikel erhalten Sie wichtige Informationen rund um die E-Rechnungspflicht und wie lexoffice Ihnen dabei hilft, den Übergang reibungslos zu gestalten.
Was Sie zur E-Rechnung wissen müssen
An eine elektronische Rechnung werden künftig hohe Anforderungen gestellt. Eine E-Rechnung muss demnach in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und eingelesen werden, welches eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Die EU-Richtlinie EN 16931 gibt die Verwendung des strukturierten Datenformats XML für den elektronischen Rechnungsaustausch vor, welches eine automatisierte Rechnungsverarbeitung ermöglicht.
Die Pflicht zur Erstellung und dem Einlesen von E-Rechnungen ist Teil des Wachstumschancengesetzes. Die neuen Regelungen gelten bereits ab dem 01.01.2025. Allerdings gibt es auch Übergangsfristen, um die Umstellung zu erleichtern.
Hinweis 👉 Bei einer digitalen PDF-Rechnung handelt es sich nicht um eine rechtskonforme E-Rechnung❗
Pflicht zur E-Rechnung ab 2025
Ab 2025 sind alle inländischen Unternehmer:innen im B2B-Bereich dazu verpflichtet E-Rechnungen einlesen und verarbeiten zu können.
Übergangsregelung zur Ausstellung von E-Rechnungen
Aufgrund des Umstellungsaufwandes wird es für die Rechnungsausstellung folgende Übergangsregelungen in den Jahren 2025 bis 2027 geben:
In 2025 und 2026 sind neben E-Rechnungen auch Papierrechnungen und -vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers- sonstige elektronische Rechnungen zulässig; dies gilt in 2027 nur noch für inländische Unternehmen mit einem Gesamtumsatz (iSd. § 19 Abs. 3 UStG) im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) bis zu 800.000 Euro.
In 2027 dürfen auch EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers ausgestellt werden.
👉 Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnung dann zwingend umzusetzen.
Welche E-Rechnungsformate gibt es?
Aus Sicht der Finanzverwaltung entsprechen sowohl XRechnungen als auch Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Format grundsätzlich dem geforderten europäischen Format einer E-Rechnung.
XRechnung | ZUGFeRD |
Hierbei handelt es sich um einen strukturierten XML-Datensatz der maschinell ausgelesen werden kann.
Aber: hier gibt es keinerlei Möglichkeiten für ein Firmendesign. Corporate Design, grafische Elemente oder eine individuelle Schriftart können nicht verwendet werden. | Da XRechnungen für Menschen schlecht lesbar sind, wurde das Format ZUGFeRD entwickelt.
Dieses Format ist eine PDF-Datei, in welche „unsichtbar" eine XML-Datei integriert ist.
Somit ist die Rechnung sowohl für Mensch als auch Maschine lesbar und kann an das Firmendesign angepasst werden. |
XRechnungen können Sie bereits mit lexoffice erstellen ✅ | Die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen wird noch vor 2025 ermöglicht ⏳ |
Wann stehen mir die Funktionen für die E-Rechnung in lexoffice zur Verfügung?
Die lexoffice Produktentwicklung bereitet sich schon mit Hochdruck auf die Einführung der E-Rechnung vor, sodass wir Ihnen alle benötigten Funktionen fristgerecht zur Verfügung stellen können.
🚀 Wenn es soweit ist, können Sie mit lexoffice einfach und schnell E-Rechnungen erstellen, versenden und erfassen.
Erstellung einer XRechnung
Good news: eine XRechnung können Sie schon heute mit lexoffice erstellen 🎉
Wie das funktioniert erfahren Sie in unserem Wissensartikel:
Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung
Die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen wird noch vor 2025 zur Verfügung stehen.
Erfassung von E-Rechnungen
Es wird mit allen lexoffice Versionen möglich sein E-Rechnungen einzulesen.
ZUGFeRD-Rechnungen können bereits heute in der Belegerfassung hochgeladen werden. Momentan werden die Daten noch durch lexoffice aus der PDF-Datei ausgelesen. Zeitnah wird hier bei ZUGFeRD-Rechnungen, welche der EN16931 entsprechen, auf ein direktes Auslesen aus der eingebetteten XML-Datei umgestellt.
Für Sie als Anwender:in ändert sich der Arbeitsablauf dadurch nicht.
Natürlich werden Sie auch weiterhin klassische Rechnungen als PDF oder JPEG oder PNG hochladen können.
Welche Vorteile bieten E-Rechnungen?
Für rechnungsstellende Auftraggeber und Lieferanten bringt die E-Rechnung viele Vorteile mit sich:
💰 Kostenersparnis (z.B. für Papier, Drucker/Toner, Porto)
🕝 Zeitersparnis (z.B. kein Ausdruck, keine Kuvertierung, keine Laufzeiten zu Briefkästen,...)
🏃💨 Schnelle Zustellung innerhalb von Minuten oder Sekunden und Beschleunigung des Zahlungseinganges (Verbesserung der Liquidität)
🗃️ Geringerer Lager- und Archivierungsplatz
🤩 Bessere Skontonutzung, Einhaltung von Zahlungszielen, Vermeidung von Mahnungen, Vermeidung von Nicht- und Doppelzahlungen und von Korrekturen
Drei Fragen zur E-Rechnung an Christian Steiger von Lexware
Christian Steiger
Geschäftsführer von Lexware
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für kleine Unternehmen und Selbstständige?
"Für lexoffice-Kund:innen: nichts. Für alle, die noch mit Stift und Papier oder Word und Excel ihre Rechnungen schreiben, stellt die E-Rechnungspflicht ab 2025 dagegen eine bedeutende Veränderung dar. Um E-Rechnungen empfangen zu können, brauchen sie dann geeignete Software."
Sind die Lösungen von lexoffice E-Rechnungs-ready?
"Ja, wir werden unseren Kund:innen das Thema komplett abnehmen. Sie müssen sich mit dem Thema nicht befassen."
Was sollten Unternehmen machen, die aktuell noch ohne Software arbeiten?
"Jetzt loslegen! Es ist immens wichtig, das eigene Unternehmen im Griff zu haben – jetzt und in Zukunft. Es gilt, das eigene Unternehmen endlich ins digitale Zeitalter zu führen und nicht nur immens Zeit zu sparen, sondern die lästigen Pflichten nahezu vollständig zu automatisieren."
Behalten Sie diesen Artikel im Blick, um zu allen Entwicklungen rund um die E-Rechnung in lexoffice auf dem Laufenden zu bleiben 🔭
Wir halten Ihnen den Rücken frei, so dass Sie mehr Zeit für Ihr Business haben.
