Einfache Buchführung vs. doppelte Buchführung
Die einfache und die doppelte Buchführung unterscheiden sich in ihrer Komplexität und Genauigkeit der Finanzberichterstattung.
Einfache Buchführung
Die einfache Buchführung gibt lediglich Kontrolle über Ausgaben und Einnahmen eines Unternehmens.
Diese Art der Buchführung wird hauptsächlich von kleinen Unternehmen oder Selbstständigen verwendet, da sie weniger komplex ist und weniger Zeit in Anspruch nimmt. Sie verzeichnet nur Einnahmen, wenn sie tatsächlich erhalten werden, und Ausgaben, wenn sie tatsächlich bezahlt werden.
Die einfache Buchführung erleichtert die Gewinnermittlung und ist daher ideal für kleine Betriebe mit gut überschaubaren Geschäftsprozessen sowie für Selbstständige und Freiberufler:innen. Voraussetzung ist, dass das Unternehmen oder die Selbstständigen nicht buchführungspflichtig oder wie Freiberufler:innen gar davon befreit sind.
Das heißt, die einfache Buchführung eignet sich für:
Freiberufler:innen (unabhängig von Umsatz)
Gewerbetreibende ohne Kaufmannseigenschaften, mit einem Jahresumsatz von nicht mehr als 600.000 Euro (bis 2023) sowie einem Gewinn von nicht mehr als 60.000 Euro. Für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2023 beginnen, gilt eine Umsatzgrenze von 800.000 Euro und eine Gewinngrenze von 80.000 Euro. Diese Erhöhung wurde mit dem Wachstumschancengesetz im März 2023 beschlossen. Die Betriebe dürfen außerdem bei der Gründung nicht ins Handelsregister eingetragen worden sein.
Land- und forstwirtschaftliche Betriebe müssen neben der Gewinngrenze eine bewirtschaftete Nutzfläche vorweisen, deren Gesamtwert unter 25.000 Euro liegt.
Alle anderen müssen, aufgrund der Buchführungspflicht, ihren Jahresgewinn im Rahmen der doppelten Buchführung über die Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) ermitteln.
Doppelte Buchführung
Die doppelte Buchführung ist ein System, bei dem jede finanzielle Transaktion in zwei Konten erfasst wird. Dies hilft, die Genauigkeit und Vollständigkeit der Buchhaltung zu gewährleisten.
Es basiert auf dem Grundprinzip, dass jede Buchung zwei Seiten hat: Soll (links) und Haben (rechts).
Hier ein Beispiel 🧑🏫
Geschäftsvorfall: Sie kaufen Büromaterial für 100 € in bar.
Soll-Buchung: Sie buchen 100 € auf das Konto "Büromaterial" (zeigt, dass Ihr Vermögen an Büromaterial gestiegen ist).
Haben-Buchung: Sie buchen 100 € auf das Konto "Kasse" (zeigt, dass Ihr Bargeldbestand gesunken ist).
Für jede Transaktion gibt es also immer eine Soll- und eine Haben-Buchung, die den gleichen Betrag haben. So bleibt die Bilanz immer ausgeglichen.
Dies ermöglicht eine genauere Darstellung der finanziellen Lage eines Unternehmens. Die doppelte Buchführung erfasst Einnahmen und Ausgaben unabhängig davon, ob Geld tatsächlich eine:n neue:n Besitzer:in hat und wird meist von mittleren bis großen Unternehmen aufgrund ihrer Genauigkeit und Detailtreue bevorzugt.
lexoffice arbeitet nach der doppelten Buchführung
Unabhängig davon, welche Gewinnermittlung (EÜR oder Bilanz) Sie in Ihren allgemeinen Einstellungen hinterlegt haben, arbeitet lexoffice immer nach der doppelten Buchführung.
Wenn Sie z.B. Rechnungen schreiben oder Ausgabenbelege erfassen, werden immer offene Posten gegenüber Debitoren/Kreditoren gebildet.
Durch die Zuordnung der Zahlungen zum jeweiligen Beleg wird dann dieser offene Posten ausgeglichen.
Daher werden für jeden Beleg in der Buchungsübersicht zwei Buchungen angelegt:
einmal die Ausgabe/Einnahme mit dem Beleg plus Steuern (1)
und die Zahlung, also der Ausgleich der Verbindlichkeit oder Forderung (2), z.B. so:
Hinweis 👉 Bei eingestellter Ist-Versteuerung werden bei Einnahmen sogar drei Buchungen erzeugt:
Einnahme mit Steuerbuchung (1)
Zahlungsbuchung (2)
und das Fälligwerden der USt mit Zahlungseingang (3), z.B. so:
💡 Die doppelte Buchführung kann in lexoffice nicht deaktiviert werden.
Bei einer Einnahmen-Überschussrechnung ist es nicht zwingend notwendig nach der doppelten Buchführung zu arbeiten - hier reicht es grundsätzlich aus nach der sogenannten "einfachen Buchführung" zu arbeiten.
Die doppelte Buchführung ist jedoch auch für eine EÜR zulässig und kann daher auch ohne Bedenken von Ihnen angewendet werden.
Vorteile der doppelten Buchführung
Diese Vorteile machen die doppelte Buchführung zu einem wertvollen Werkzeug für die Finanzverwaltung Ihres Unternehmens:
🧮 Genauigkeit und Fehlervermeidung: Jede Transaktion wird doppelt erfasst (Soll und Haben). Dies hilft dabei Fehler leichter zu erkennen und zu vermeiden.
📊 Vollständige Finanzübersicht: Die doppelte Buchführung bietet eine umfassende Übersicht über die finanzielle Lage eines Unternehmens, da sowohl Einnahmen als auch Ausgaben detailliert erfasst werden.
👓 Bessere Kontrolle und Transparenz: Durch die systematische Erfassung aller Geschäftsvorfälle wird eine transparente Darstellung der Finanzströme ermöglicht, was die Kontrolle und Überwachung erleichtert.
✅ Erfüllung gesetzlicher Anforderungen: Die doppelte Buchführung entspricht den gesetzlichen Anforderungen und Vorschriften, die für viele Unternehmen verpflichtend sind.
💸 Ermittlung des Gewinns oder Verlusts: Die doppelte Buchführung erleichtert die genaue Berechnung des jährlichen Gewinns oder Verlusts, da alle Einnahmen und Ausgaben präzise erfasst werden.
🏋️ Basis für fundierte Entscheidungen: Mit einer klaren und genauen Finanzübersicht können Unternehmer fundierte Entscheidungen treffen und die finanzielle Planung besser gestalten.
💰 Verbesserte Kreditwürdigkeit: Eine saubere und transparente Buchführung kann das Vertrauen von Banken, Investoren und anderen Stakeholdern stärken, was die Chancen auf Kredite und Investitionen erhöht.
📑 Einfache Erstellung von Jahresabschlüssen: Die doppelte Buchführung vereinfacht die Erstellung von Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie anderen wichtigen Finanzberichten.