In Lexware Office verwenden wir Kategorien, um Einnahmen und Ausgaben korrekt zu verbuchen. Dadurch können Sie Geschäftsvorfälle auch ohne buchhalterische Kenntnisse, dem richtigen Buchungskonto zuordnen. Hier erfahren Sie, wie die Kategorisierung mit Ihrer Buchhaltung zusammenhängt und wie Sie mit ihr arbeiten können.
Kategorisierung und Buchhaltung
Die Kategorisierung in Lexware Office ist der erste Bestandteil der doppelten Buchführung: Dies ist ein System, bei dem jede finanzielle Transaktion in zwei Konten erfasst wird. Dadurch wird die Genauigkeit und Vollständigkeit der Buchhaltung gewährleistet.
Die doppelte Buchführung basiert auf dem Grundprinzip, dass jede Buchung zwei Seiten hat: Soll (links) und Haben (rechts).
💁🏻♀️ Beispiel: Sie kaufen Büromaterial für 100 € in bar.
Soll-Buchung | Haben-Buchung |
Sie buchen 100 € "Bürobedarf" an... | ... 100 € "Kasse". |
Die Buchung zeigt, dass Ihr Vermögen um 100 € an Büromaterial gestiegen ist ⬆️... | ..und, dass Ihr Bargeldbestand um 100 € gesunken ist ⬇️. |
Wenn Sie z.B. Einnahmen- oder Ausgabenbelege erfassen und dabei Kategorisierungen vornehmen werden immer erst offene Posten gegenüber Debitoren/Kreditoren gebildet.
Durch die Zuordnung der Zahlungen zum jeweiligen Beleg wird dann dieser offene Posten ausgeglichen.
Daher werden für jeden Beleg in der Buchungsübersicht zwei Buchungen angelegt:
✅ Einmal die Ausgabe/Einnahme mit dem Beleg plus Steuern (1) ..
✅ ..und die Zahlung, also der Ausgleich der Verbindlichkeit oder Forderung (2)
Das sieht z.B. so aus:
Wollen Sie mehr über das Thema "Doppelte Buchführung" erfahren? Dann lesen Sie unserer Wissensartikel dazu:
Welche Buchungsmöglichkeiten habe ich?
✅ "Gebucht" wird also per Belegerfassung/ Belegerstellung oder der direkten Kategorisierung der Bankbelege.
✅ Dann wird im zweiten Schritt nur noch die Erfassung der Zahlung ergänzt.
💡 Eine klassische "Buchungsmaske" gibt es also nicht. Die verschiedenen Konten müssen somit nicht händisch/manuell gegeneinander gebucht werden.
✅ Spezielle Buchungen ✨
Neben der "normalen" Buchungsweise können nachfolgende Vorfälle gesondert gebucht werden. Diese finden Sie unter Buchhaltung > Buchungsübersicht > + Buchung:
Auswirkung auf die Buchungs- und Kontenübersicht
Jede Einnahme und jede Ausgabe, die Sie einer Kategorie und damit einem Buchungskonto zuordnen, finden Sie als Buchung in der Buchungsübersicht:
Weitere Informationen zu dieser Übersicht erhalten Sie in diesem Erklärvideo:
In der Kontenübersicht finden Sie alle in Lexware Office bebuchten Konten. Dort können Sie sich auch die Kontenblätter anzeigen lassen. Mehr dazu erfahren Sie hier:
Kategorieauswahl in der Belegerfassung
Erfassen Sie einen Beleg in der Belegerfassung. Sie können Ihren Beleg mit der Lexware Office Scan-App oder per Scanner digitalisieren bzw. einen digitalen Beleg hochladen. Lexware Office liest im nächsten Schritt mit Hilfe der Texterkennung alle relevanten Belegdaten aus. Dann prüfen Sie nur noch die passende Kategorie. Diese finden Sie z.B. durch unsere Kategoriensuche.
💡 In Lexware Office stehen Ihnen die Kontenrahmen SKR 03/04 zur Verfügung. Diese decken die wichtigsten Geschäftsfälle ab und können nicht um eigene Konten erweitert werden. So garantieren wir, dass vorkontierte und vollständige Belege korrekt z.B. in eine Kanzleisoftware exportiert werden können.
Den gewünschten Kontorahmen können Sie unter "Allgemeine Einstellung" einstellen. Mehr Informationen dazu finden Sie in folgendem Wissensartikel:
Durch die Texterkennung erhalten Sie automatisch einen Vorschlag zur Kategorisierung. Nutzen Sie bei der Eingabe außerdem die Stichwortsuche - die passende Kategorie findet Lexware Office für Sie. Durch die Auswahl der Kategorie wird der Beleg dem passenden Buchungskonto zugeordnet.
💁🏻♀️ Beispiel: Sie wählen bei der Belegerfassung die Kategorie „Tanken“ aus. Lexware Office sorgt dann für die korrekte Verbuchung auf 6530, laufende KFZ-Betriebskosten.
Weitere Informationen zur Stichwortsuche sowie zu Einnahme-/ Ausgabe-Kategorien mit gleichen Buchungskonten finden Sie in folgendem Wissensartikel:
Welche Bankumsätze kann ich direkt kategorisieren?
Die Verwendung eines Belegs ist immer sinnvoll, um Transaktionen für das Finanzamt nachzuweisen. Auch die Vorsteuer kann grundsätzlich nur mit einem Beleg abgezogen werden.
👉 Wir empfehlen grundsätzlich, für jede Buchung einen Beleg zu erfassen. Dies ist Teil der GoBD konformen Buchführung.
➜ Einen Sonderfall stellen sich gleichbleibende & wiederholende Buchungen dar, wie z.B. Miet- oder Telefonverträge: Hier können Sie denn Beleg einmalig hochladen und erfassen. Die weiteren Ausgaben können Sie direkt mit den Bankumsätzen zuordnen.
Wie Sie außerdem Barzahlungen direkt in der Kasse ohne Beleg verbuchen, erfahren Sie in folgendem Wissensartikel:
Woher weiß ich, welche Kategorie hinter welchem Buchungskonto steckt?
Wenn Sie wissen wollen, welches Konto durch welche Kategorie bebucht wird, nutzen Sie die Kontenübersicht.
Unter "Buchhaltung" und "Kontenübersicht" finden Sie alle Buchungskonten, die Ihnen unter Berücksichtigung des eingestellten Kontenrahmens in Lexware Office zur Verfügung stehen.
Haken Sie die Optionen "Leere Konten anzeigen" und "Kategorie anzeigen" an. So erhalten Sie einen Überblick darüber, mit welcher Kategorie Sie das gewünschte Buchungskonto ansprechen können.
Wann nutze ich die Kategorisierung "Zu Prüfen" und "Durchlaufende Posten"?
Die Kategorien "Zu Prüfen" und "Durchlaufende Posten" buchen auf die Konten (SKR 03 - 1590 /SKR 04 - 1370).
✅ Durchlaufende Posten dürfen sich nicht auf den Gewinn auswirken. Es handelt sich hierbei um Beträge, die ein:e Unternehmer:in im Namen und für Rechnung eines anderen einnimmt und ausgibt. Über den vereinnahmten Betrag darf der Empfänger nicht frei verfügen. Sie fungieren somit als eine Art Übergeber:in.
💁🏻♀️ Beispiel: Eine Anwältin erhält neben ihrem Honorar von ihrem Klienten auch die Gerichtskosten. Diese leitet Sie an das Gericht weiter. Für diesen Betrag kann Sie die Kategorie "Durchlaufende Posten" verwenden.
💡 Sollten Sie die Kategorie "Durchlaufende Posten" verwenden, werden in Lexware Office keine Einnahmen und keine Ausgaben festgehalten.
✅ Nutzen Sie die Kategorie "Zu Prüfen" für Umsätze, bei denen Ihnen in diesem Moment kein gewünschtes Konto zur Verfügung steht.
✅ Nutzen Sie die Kategorie "Zu Prüfen" außerdem, wenn es noch offene Fragen zu der Buchung gibt. Klären Sie diese anschließend beispielsweise mit Ihrer Steuerberatung.
🖊️ Notieren Sie im Feld "Beschreibung" einen Hinweis, worum es sich bei der Ausgabe handelt. Sobald Sie Ihre Daten bspw. per DATEV-Export an Ihre Steuerberatung übermitteln, kann diese direkt eine Umbuchung auf das passende Konto in der Kanzleisoftware vornehmen.
Beachten Sie bitte, dass unser Kontenrahmen insbesondere mit der Entwicklung neuer Features in regelmäßigen Abständen für Sie von uns erweitert wird.
Kann ich individuelle Kategorien bzw. Konten anlegen?
Ihnen steht in Lexware Office eine schmale Version des SKR03 oder SKR04 zur Verfügung. Diese deckt die wichtigsten Geschäftsfälle ab und hält Ihren Buchungsaufwand möglichst gering.
Daher ist es aktuell in keiner Lexware Office Version möglich, individuelle Buchungskonten anzulegen oder die Bezeichnungen vorhandener Konten zu ändern.
Ausführliche Informationen zu diesem Thema finden Sie hier: