Was ist ein Erstattungs- bzw. Umlagesatz?
Mitarbeiter:innen, die wegen Arbeitsunfähigkeit nicht arbeiten können, erhalten Entgeltfortzahlung. Damit Kleinst- und Kleinunternehmen davon nicht finanziell überfordert werden, gibt es eine Arbeitgeberversicherung / Umlage. Dieses System erstattet auf Antrag einen Teil (bis zu 80 %) der fortgezahlten Entgelte.
Die meisten Krankenkassen bieten neben einem Standard-Erstattungssatz weitere Erstattungs-/Umlagesätze an, um das individuelle Absicherungsbedürfnis von Arbeitgeber:innen zu erfüllen. Häufig können Sie zum Beispiel auch einen ermäßigten Erstattungssatz sowie einen erhöhten Erstattungssatz wählen.
Eine Übersicht über all Ihre vorhandenen Arbeitgeberkonten bei sämtlichen Krankenkassen sowie die dort ausgewählten Erstattungs- bzw. Umlagesätze finden Sie unter https://app.lexoffice.de/payroll/app/extended-settings/healthinsurance.
Welchen Erstattungs- bzw. Umlagesatz soll ich wählen?
Dafür gibt es leider keine pauschale Antwort. Fallen Ihre Mitarbeiter:innen relativ häufig aus, bietet sich möglicherweise ein Erstattungs- bzw. Umlagesatz an, bei dem Sie zwar einen höheren Beitrag leisten müssen, aber im Gegenzug auch mit einer höheren Erstattung rechnen können. Gleiches gilt umgekehrt, wenn Ihre Mitarbeiter:innen selten ausfallen. Am besten lassen Sie sich hierzu von Ihrem:Ihrer Steuerberater:in oder der jeweiligen Krankenkasse beraten.
Wie kann ich den Erstattungs- bzw. Umlagesatz bei einer Krankenkasse ändern?
Bevor Sie den Erstattungssatz in Lexware Office anpassen, müssen Sie mit Ihrer Krankenkasse eine Vereinbarung für das aktuelle Jahr über den Umlageprozentsatz treffen, da bei einer Änderung in unserem System die Werte Rückwirkend ab Januar angepasst werden.
In Lexware Office finden Sie eine Übersicht aller Krankenkassen, bei denen für Ihr Unternehmen ein Arbeitgeberkonto besteht. Sie erreichen diese Übersicht auch jederzeit über das Zahnrad in der schwarzen Menüleiste oben rechts. Klicken Sie im aufklappenden Menü auf "Krankenkassen":
In der Krankenkassen-Übersicht sehen Sie auf einen Blick, welcher Erstattungs- bzw. Umlagesatz bei welcher Krankenkasse eingestellt ist:
Nachdem Sie eine Krankenkasse aus der Liste ausgewählt haben, gelangen Sie zu einer Detailseite mit weiteren Einstellungen. Kicken Sie dort auf den entsprechenden Eintrag unter Erstattungs-/Umlagesatz:
Auf der folgenden Seite können Sie dann den Erstattungs- bzw. Umlagesatz für die jeweilige Krankenkasse auswählen. Vergessen Sie nicht, die Änderung anschließend zu speichern:
Die Änderung des Erstattungs- bzw. Umlagesatz kann in Lexware Office jederzeit vorgenommen werden und gilt dann für das gesamte Abrechnungsjahr (Kalenderjahr) – auch rückwirkend! In diesem Fall werden in der Regel auch für die vorherigen Monate Korrekturen erstellt – gehen Sie daher sorgsam damit um.
Was ist bei einer Änderung des Erstattungssatzes zu beachten?
Änderungen des Erstattungs- bzw. Umlagesatzes wirken sich immer rückwirkend auf das gesamte Beitragsjahr aus und können zu Korrekturabrechnungen für alle Monate und Mitarbeiter:innen führen, die von der Änderung betroffen sind. Außerdem werden alle U1-Erstattungsanträge/AAG-Anträge storniert und korrigiert gesendet, die für diese Krankenkasse im laufenden Kalenderjahr erfolgt sind.
Mit der nächsten Abrechnung werden die Korrekturen gemeldet. Eine mögliche Beitragsdifferenz wird in der Restbeitragsschuld vorgemerkt, die dann mit dem darauf folgenden Beitragsnachweis verrechnet und an die Krankenkasse gemeldet wird.
🆕 SEPA-Lastschriftmandat elektronisch erteilen
Neben der Wahlerklärung zum Umlage bzw. Erstattungssatz können Sie ab sofort auch ein SEPA-Lastschriftmandat elektronisch übermitteln – ganz ohne umständlichen Papierkram! Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.