Schön, dass Sie zu lexoffice wechseln und uns Ihre Lohnabrechnung anvertrauen. Im Folgenden geben wir Ihnen wichtige Hinweise, die Ihnen den Wechsel von Ihrer bisherigen Lohnabrechnung zu uns erleichtern sollen.

Wichtige Abschlussarbeiten im alten Lohnprogramm

Offene Abrechnungskorrekturen erledigen

Nach dem Wechsel zu lexoffice sind keiner Änderungen mehr an den alten Monaten möglich! Aus diesem Grund sollten Sie vor der letzten Lohnabrechnung im alten Programm prüfen, ob Sie alle Korrekturen erledigt haben.

Mitarbeiter:innen ummelden (Systemwechsel)

Im Zuge des Softwarewechsels müssen Sie Ihre Mitarbeiter:innen bei den Krankenkassen ummelden. Das läuft zweigeteilt ab:

  1. Zuerst müssen Sie mit Ihrer bisherigen Lohnsoftware für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter die besondere Krankenkassenmeldung mit Grund 36 (Abmeldung wegen sonstiger Gründe oder wegen Systemwechsel) erstellen und verschicken
  2. Nach der Übernahme Ihrer Mitarbeiter:innen müssen Sie (theoretisch) jede:n einzeln erneut bei den Krankenkassen anmelden. Halt! Das übernimmt lexoffice automatisch bei der ersten Lohnabrechnung. 😉

Achtung: Falls Sie die Krankenkassenmeldung mit Grund 36 nicht mit Ihrem bisherigen Lohnprogramm abgeben können, sollten Sie sich manuell mit sv-net behelfen.

Weitere wichtige Aufgaben

  • Erstellen und Versenden Sie die Lohnnachweise an die Berufsgenossenschaft für das laufende Jahr. Die Meldung muss mit dem Schlüssel UV06 erfolgen. Im Notfall können Sie auch hier auf sv-net zurückgreifen.
  • Speichern oder Drucken Sie die Lohnkonten aller Mitarbeiter:innen, die im aktuellen Jahr abgerechnet wurden. Dazu zählen auch die Kolleg:innen, die vor dem Wechsel zu lexoffice ausgeschieden sind.
  • Speichern oder Drucken Sie die Lohnjournale des laufenden Jahres. Für den Fall, dass Sie die Lohnsteuer-Anmeldung einmal im Quartal oder einmal im Jahr abgeben müssen, kann das später hilfreich sein.
  • Prüfen Sie bitte, mit welchen Krankenkassen Sie besondere Vereinbarungen über die Höhe des Umlagesatzes getroffen haben und verschaffen Sie sich einen Überblick darüber.
  • Prüfen Sie die Verträge mit Ihrem Softwarehersteller und kündigen Sie bitte rechtzeitig, damit Sie nicht (oder nur kurz) für zwei Lohnprogramme bezahlen müssen.

Vorbereitungsarbeiten in lexoffice

Die erste Lohnabrechnung

Mit der ersten Lohnabrechnung passiert sehr viel:

  • lexoffice erstellt und verschickt alle elektronischen Meldungen an die Krankenkassen, an das Finanzamt und weitere Behörden (hier erfahren Sie, welche Meldungen lexoffice noch verschickt)
  • wenn Sie auch unsere Buchhaltung im Einsatz haben, erfolgt die Übergabe der Personalkosten und der Lohnbelege
  • die Lohn- und Gehaltszahlungen stehen zur Überweisung bereit

Hinweis: Fragen Sie sich, wie und wann Beitragsnachweise mit lexoffice abgegeben werden? Hier erfahren Sie mehr.

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