Bankumsätze automatisch zugeordnet

Bei jeder Bankaktualisierung werden neu abgerufene Bankumsätze automatisiert für die Buchhaltung abgeglichen (im Beispiel unten 57 Umsätze) und Vorschläge dazu generiert. Das kann auf zwei unterschiedlichen Wegen erfolgen:

  • Ein passender Beleg liegt in lexoffice vor und wurde mit dem Bankumsatz verknüpft.

  • Mithilfe verschiedener Mechanismen werden Bankumsätze automatisch kategorisiert und damit nicht über einen Beleg verknüpft. Beispiele hierfür sind wiederkehrende Umsätze, wie eine monatlich fixe Büromiete, oder Paypal Gebühren.

Die Anzahl der automatisch zugeordneten Umsätze werden im Anschluss in der Bankübersicht angezeigt. Es sind Vorschläge für den buchhalterisch notwendigen Abgleich der Bankumsätze - die Buchungen sind noch nicht erfolgt. Sie können die Vorschläge per Klick auf Zuordnungen ansehen jederzeit prüfen - oder auch alle mit einem Klick auf Alle übernehmen direkt verbuchen.

Wichtig: Wenn sie regelmäßig (z.B. nach jeder Bankaktualisierung) ein Auge auf die automatischen Vorschläge werfen und diese übernehmen oder ablehnen, so haben Sie ihre Buchhaltung immer auf dem Laufenden und ihren “Stapel” an Umsätzen optimal abgearbeitet. Umsätze, die unter dem Reiter Automatisch zugeordnet zu finden sind, werden erst verbucht, wenn Sie die Vorschläge übernehmen.

Die automatisch zugeordneten Umsätze sind unter dem Reiter Automatisch zugeordnet zu finden. Bankumsätze, die keinen automatischen Vorschlag erhalten haben, sind unter dem Reiter Nicht zugeordnet zu finden. Diese Umsätze sollten Sie nach den oben genannten beiden Wegen (Belegzuordnung oder Kategorisierung) für Ihre Buchhaltung manuell abgleichen.

Ein paar der Zuordnungsvorschläge passen nicht?

Kein Problem: Heben Sie einfach die Zuordnung einzelner Beleg- oder Kategorievorschläge auf. Das können Sie für mehrere Vorschläge nacheinander tun. Klicken Sie dazu einfach auf “Zuordnung aufheben”.

Nach dem Aufheben der Zuordnung finden Sie diese Umsätze in der Bank unter dem Reiter Nicht zugeordnet.

Noch ein Tipp: Angenommen Sie haben 10 automatisch zugeordnete Umsätze. Sie schauen sich alle Vorschläge kurz an und stellen fest, dass Sie gerne 8 Vorschläge übernehmen wollen und 2 davon ablehnen. Dazu heben Sie zunächst die Vorschläge der 2 nicht passenden Vorschläge auf (siehe oben in diesem Abschnitt) und drücken danach in der Bank für die verbleibenden 8 automatisch zugeordneten Umsätze den Button “Alle übernehmen”.Nach dem Aufheben der Zuordnung finden Sie diese Umsätze in Bereich Umsätze nicht zugeordnet.

Alle Umsätze

Das ist die Schaltzentrale über alle Umsätze in lexoffice. Hier können Sie u.a. die Umsätze nach Zeitraum und Bank eingrenzen. Weiterhin können Sie jeden neuen Umsatz anklicken und selbst entscheiden was damit passieren soll, d.h.:

  • Einen Zuordnungsvorschlag für einen Beleg oder einen Kategorisierungsvorschlag annehmen oder aufheben

  • Eine Kategorisierung vornehmen

  • Einen Beleg zuordnen

  • Einen neuen Beleg erfassen

Best Practice

  • Wenn sie regelmäßig (z.B. nach jeder Bankaktualisierung) direkt ein Auge auf die automatischen Vorschläge werfen und diese übernehmen oder ablehnen, so haben Sie ihre Buchhaltung immer auf dem Laufenden und ihren “Stapel” an Umsätzen optimal abgearbeitet.

  • Sie haben eine Kategorisierung vorgenommen - mit dem nächsten identischen Umsatz wird aber weiterhin kein bzw. kein Kategorievorschlag angezeigt? Eine Kategorieänderung kann erst mit der nächsten Bankaktualisierung berücksichtigt werden.

  • Es gibt keine Zuordnungsvorschläge (Beleg und Kategorien) für Kreditkarten? In vielen Fällen gibt es für Kreditkartenumsätze einen Beleg - ist dieser in lexoffice erfasst, so kann der Kreditkartenumsatz mit dem Beleg verknüpft werden.

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