Definition 📖: Anzahlungen sind Vorleistungen auf ein Geschäft, bei dem die vom Geschäftspartner zu erbringende Lieferung und Leistung noch aussteht.
Das bedeutet, dass eine anteilige Zahlung vor Lieferung bzw. vor Erhalt der (Gegen-) Leistung stattfindet.
Geleistete Anzahlungen können nicht korrekt in Lexware Office verbucht werden.
Sollte Ihnen jedoch eine ordnungsgemäße "Anzahlungsrechnung" vorliegen, steht Ihnen bei einer geleisteten Anzahlung grundsätzlich der Vorsteuerabzug zu.
Wie Sie diesen in der Praxis berücksichtigen können erfahren Sie hier 💡:
1.) Geleistete Anzahlungen für EÜRler
Für die EÜR ist der Zu- und Abfluss wesentlich. Wann Sie die Anzahlung als "Ausgabe" in der EÜR wiederfinden hängt von der Art Ihrer Ausgabe ab.
⚠️ Der nachfolgende "Workaround" wird nur empfohlen, wenn Sie eine ordnungsgemäße "Abschlagsrechnung / Anzahlungsrechnung" erhalten haben.
Die Vorgehensweise sollte mit Ihrer Steuerberatung abgesprochen werden, da ggf. Umbuchungen erfolgen müssen.
1.1.) Anzahlung auf Anlagevermögen
Erfassen Sie die jeweiligen Anzahlungen als Ausgabenbelege einzeln über die Belegerfassung auf dieselbe Anlagekategorie.
Eine Auswahl an Anlagenkategorien finden Sie in der Erweiterten Kategoriensuche:
Tipp: ✏️ Notieren Sie jeweils im Feld "Beschreibung (optional)" den Zusammenhang mit dem späteren Anlagegut.
Bei der Frage - Möchten Sie diese Ausgabe jetzt als Anlagegut erfassen? - wählen Sie "später".
(Erscheint nur bei Anschaffungskosten von über 250 €).
✔️ Eine Buchung auf das entsprechende Anlagekonto ist erfolgt.
✔️ Die Vorsteuer ist im richtigen Voranmeldungszeitraum berücksichtigt.
Der Kauf eines Anlagegutes ist im ersten Schritt erfolgsneutral. Das heißt die gerade gebuchten Anschaffungskosten werden nicht in der EÜR ausgewiesen.
Erst mit der monatlichen Abschreibung erfolgt die Berücksichtigung als Ausgabe.
Hierfür erfassen Sie später das Anlagegut in der Anlagenverwaltung.
Die Schlussrechnung ist ebenfalls, wie die Anzahlungen, zu erfassen.
⚠️Achtung: Erfassen Sie hierbei nur noch den Betrag abzüglich der Anzahlung.
Wenn das Anlagegut geliefert wurde und alle einzelnen Belege erfasst sind, gehen Sie vom Menüpunkt "Buchhaltung" auf den Reiter "Anlagen", damit die Anlage erfasst und abgeschrieben werden kann.
Oben links finden Sie den grünen Button "+ neue Anlage erfassen".
Erfassen Sie nun die gesamte Anlage. Dabei entspricht der Anschaffungswert der Summe der Voraus- und Schlusszahlungen.
Für das Anschaffungsdatum können Sie ggf. das Datum der Fertigstellung/der Lieferung nutzen. Grundsätzlich beginnt die Abschreibung nämlich erst dann, wenn das Wirtschaftsgut seiner Zweckbestimmung entsprechend genutzt werden kann, also dann, wenn Sie es tatsächlich für Ihren Unternehmenszweck nutzen können. Im Zweifel halten Sie diesbezüglich Rücksprache mit Ihrer Steuerberatung.
Tipp: ✏️ Notieren Sie auch hier den Zusammenhang mit den einzelnen Belegen.
✔️ Geschafft, Ihr Anlagegut wird nun automatisch abgeschrieben! Die monatliche Abschreibungsbuchung erfolgt immer zum Letzten des Monats. Dann sehen Sie die gewinnmindernde Buchung auch in Ihrer Gewinnermittlung (EÜR).
1.2.) Anzahlung für andere Ausgaben
Erfassen Sie für diese Zahlung direkt einen "normalen" Ausgabenbeleg auf die entsprechenden Ausgabenkategorie.
Für den Restbetrag erfassen Sie dann später einen zusätzlichen Ausgabenbeleg.
⚠️Achtung: Erfassen Sie hierbei nur noch den Betrag abzüglich der Anzahlung.
✔️ Die Vorsteuer ist im richtigen Voranmeldungszeitraum berücksichtigt.
✔️ Das entsprechende Ausgabenkonto ist gebucht. Die Ausgabe sehen Sie zum Zahldatum in der EÜR.
1.3) ⚙️ Schlussrechnung ohne weiteren Zahlbetrag?
Liegt die Schlussrechnung bei 0,00 € können Sie diese nicht mit Lexware Office erfassen, da die Belegerfassung dies nicht zulässt.
Wenn Sie den Lieferanten als Kontakt angelegt haben können Sie ggf. die Schlussrechnung zur Aufbewahrung als Datei im Kontaktmanager hochladen.
Dabei können Sie auch einen "Tag" anlegen und diesen jeweils mit dem Kontakt, der Anzahlungsrechnung und der Schlussrechnung verknüpfen. So bleibt der Vorgang auch für die Zukunft nachvollziehbar.
1.4 )💰Geschäft kommt nicht zustande/Erstattung
Sie haben die Anzahlung erfasst, die Vorsteuer geltend gemacht und nun kommt es doch zu keinem Geschäft? Wie Sie mit der erstatteten Anzahlung umgehen können erfahren Sie hier in unserem Wissensartikel:
2.) Geleistete Anzahlungen für Bilanzierer
Eine Bilanz ist periodengerecht, sodass Ausgaben grundsätzlich dort erfasst werden müssen, wohin Sie wirtschaftlich hin gehören. In Lexware Office wird hierfür die Gewinn- und Verlustrechnung mit Leistungsdatum bzw. Belegdatum bebucht.
💡Geleistete Anzahlungen sind im Zeitpunkt der Zahlung zu bilanzieren.
Grundsätzlich müsste hier jedoch ein Anzahlungskonto bebucht und bei Erhalt der Schlussrechnung/Gegenleistung wieder ausgeglichen werden. Diese Buchung ist nicht mit Lexware Office darstellbar.
⚠️ Der nachfolgende "Workaround" wird nur empfohlen, wenn Sie eine ordnungsgemäße "Abschlagsrechnung / Anzahlungsrechnung" erhalten haben.
Die Vorgehensweise sollte mit Ihrer Steuerberatung abgesprochen werden, da ggf. Umbuchungen erfolgen müssen.
2.1.) Anzahlung auf Anlagevermögen
Erfassen Sie die jeweiligen Anzahlungen als Ausgabenbelege einzeln über die Belegerfassung auf dieselbe Anlagekategorie.
Eine Auswahl an Anlagenkategorien finden Sie in der Erweiterten Kategoriensuche:
Tipp: ✏️ Notieren Sie jeweils im Feld "Beschreibung (optional)" den Zusammenhang mit dem späteren Anlagegut
Bei der Frage - Möchten Sie diese Ausgabe jetzt als Anlagegut erfassen? - wählen Sie "später".
(Erscheint nur bei Anschaffungskosten von über 250 €).
✔️ Eine Buchung auf das entsprechende Anlagekonto ist erfolgt.
✔️ Die Vorsteuer ist im richtigen Voranmeldungszeitraum berücksichtigt.
Der Kauf eines Anlagegutes ist im ersten Schritt erfolgsneutral. Das heißt die gerade gebuchten Anschaffungskosten werden nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen.
Erst mit der monatlichen Abschreibung erfolgt die Berücksichtigung als Ausgabe.
Hierfür erfassen Sie später das Anlagegut in der Anlagenverwaltung.
Die Schlussrechnung ist ebenfalls, wie die Anzahlungen, zu erfassen.
⚠️Achtung: Erfassen Sie hierbei nur noch den Betrag abzüglich der Anzahlung.
Wenn das Anlagegut geliefert wurde und alle einzelnen Belege erfasst sind, gehen Sie vom Menüpunkt "Buchhaltung" auf den Reiter "Anlagen", damit die Anlage erfasst und abgeschrieben werden kann.
Oben links finden Sie den grünen Button "+ neue Anlage erfassen".
Erfassen Sie nun die gesamte Anlage. Dabei entspricht der Anschaffungswert der Summe der Voraus- und Schlusszahlungen.
Für das Anschaffungsdatum können Sie ggf. das Datum der Fertigstellung/der Lieferung nutzen. Grundsätzlich beginnt die Abschreibung nämlich erst dann, wenn das Wirtschaftsgut seiner Zweckbestimmung entsprechend genutzt werden kann, also dann, wenn Sie es tatsächlich für Ihren Unternehmenszweck nutzen können. Im Zweifel halten Sie diesbezüglich Rücksprache mit Ihrer Steuerberatung.
Tipp: ✏️ Notieren Sie auch hier den Zusammenhang mit den einzelnen Belegen.
✔️ Geschafft, Ihr Anlagegut wird nun automatisch abgeschrieben! Die monatliche Abschreibungsbuchung erfolgt immer zum Letzten des Monats. Dann sehen Sie die gewinnmindernde Buchung auch in Ihrer Gewinnermittlung (G&V).
2.2.) Anzahlung für andere Ausgaben
Damit die Vorsteuer bereits korrekt berücksichtigt werden kann ist bei Bezahlung die Anzahlungsrechnung zu erfassen.
Wir empfehlen den Rechnungsbetrag aufzuteilen und dabei den Vorsteuerbetrag auf "gezahlte Vorsteuer" zu erfassen.
Die Ausgabe an sich ist bilanztechnisch noch nicht abziehbar, sondern erst mit Erhalt der Schlussrechnung/Gegenleistung. Wir empfehlen den Betrag auf "durchlaufender Posten" zu kategorisieren um diesen dann im Jahresabschluss umbuchen zulassen.
Die Schlussrechnung ist ebenfalls auf die Kategorie "gezahlte Vorsteuer" sowie auf "durchlaufender Posten" zu kategorisieren.
⚠️ Erfassen Sie hierbei nur noch den Betrag abzüglich der Anzahlung.
Der Betrag ist dann, wie die Anzahlung, im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten auf das entsprechende Konto umzubuchen.
2.3.)⚙️ Schlussrechnung ohne weiteren Zahlbetrag?
Liegt die Schlussrechnung bei 0,00 € können Sie diese nicht mit Lexware Office erfassen, da die Belegerfassung dies nicht zulässt.
Wenn Sie den Lieferanten als Kontakt angelegt haben können Sie ggf. die Schlussrechnung zur Aufbewahrung als Datei im Kontaktmanager hochladen.
Dabei können Sie auch einen "Tag" anlegen und diesen jeweils mit dem Kontakt, der Anzahlungsrechnung und der Schlussrechnung verknüpfen. So bleibt der Vorgang auch für die Zukunft nachvollziehbar.
2.4.) 💰Geschäft kommt nicht zustande/Erstattung
Sie haben die Anzahlung erfasst, die Vorsteuer geltend gemacht und nun kommt es doch zu keinem Geschäft? Damit Sie die erstatteten Anzahlung korrekt abbilden können, empfehlen wir wie folgt vorzugehen:
Öffnen Sie die Belegerfassung und laden Sie das dazugehörige Belegbild hoch.
👉 Sollten Sie für die Gutschrift keinen Beleg erhalten haben, den Sie als Belegbild hochladen können, ist dies für die Erfassung nicht zwingend notwendig.
Um einen Beleg ohne Bilddokument zu erfassen, aktivieren Sie den Schalter unten links "Kein Bilddokument verwenden".
Als Belegtyp wählen Sie "Ausgabenminderung" aus.
👉 Achten Sie nun darauf, dass Sie innerhalb der Belegerfassung die gleiche Kategorie verwenden, die Sie auch für die ursprüngliche Ausgabe gewählt haben.
In diesem Fall Durchlaufende Posten und Gezahlte Vorsteuer.
Zum Beispiel:
Anschließend speichern Sie den Beleg ab und können diesen nun dem dazugehörigen Bankumsatz (unter Finanzen>Bank) zuordnen:
Durch die korrekte Erfassung der Gutschrift erzielen Sie, dass die "Ausgabe" und die abzugsfähige Vorsteuer korrigiert werden. ✅