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Schnelleinstieg: Angebote, Rechnungen & Co für Einsteiger
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Was Sie als Unternehmer beachten müssen und wie Angebote, Rechnungen und Mahnungen in lexoffice funktionieren

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Verfasst von Emily
Vor über einer Woche aktualisiert

So schreiben Sie mit lexoffice rechtssichere Angebote, Rechnungen und Mahnungen in wenigen Sekunden

Welche rechtlichen Vorgaben muss ich als Unternehmer beachten?

Freiberufler oder Gewerbetreibender?

Als “freie Berufe” gelten wissenschaftliche, künstlerische, erzieherische oder schriftstellerische Tätigkeiten, zum Beispiel: Architekten, Berater, Designer, Dolmetscher, Fotografen, Künstler, Ingenieure, Musiker oder Stylisten. In der Regel reicht für Freiberufler die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) als vereinfachte Form der Gewinnermittlung.

Eine dauerhafte, auf Gewinn abzielende Selbstständigkeit in Produktion, Handwerk, Hotels und Gaststätten, Einzelhandel oder Dienstleistungen gilt als Gewerbe.
⚠️ Ihr Gewerbe müssen Sie beim Gewerbeamt anmelden.

💡 Gut zu wissen: Das Finanzamt entscheidet, ob Sie als Freiberufler oder Gewerbetreibender behandelt werden.

Was muss ich beim Thema Umsatzsteuer beachten?

Umsatzsteuer fällt auf jedes Produkt und fast jede Dienstleistung in Deutschland an.

Kleinunternehmerregelung

Kleinunternehmer mit einem Umsatz im Vorjahr von unter 22.000 Euro und einem erwarteten Umsatz im aktuellen Jahr von unter 50.000 Euro (brutto) sind von der Umsatzsteuerpflicht befreit. Sie müssen keine Umsatzsteuer auf ihre Preise aufschlagen und keine Umsatzsteuer an das zuständige Finanzamt zahlen.

💡 Hinweis: Bisher sind Sie als Kleinunternehmer dazu verpflichtet, eine Umsatzsteuerjahreserklärung abzugeben. Das Wachstumschancengesetz sieht vor, Kleinunternehmer:innen ab dem Steuerjahr 2024 von der Pflicht zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung zu befreien.

Umsatzsteuervoranmeldung

Die sog. “Umsatzsteuerzahllast”, die Sie an das Finanzamt entrichten müssen, berechnet sich aus der Summe der Umsatzsteuern, die Sie von Ihren Kunden erhalten, abzüglich der Umsatzsteuern (“Vorsteuern”), die Sie Ihren Lieferanten zahlen.

Selbstständige müssen monatlich (oder vierteljährlich) eine Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt senden - sofern sie nicht z.B. durch die Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuer befreit sind.

💡 Hinweis: Wenn die Steuerschuld im vorherigen Kalenderjahr unter 1.000 (ab 2025: 2.000) Euro lag, kann das Finanzamt Sie von der Pflicht zur Voranmeldung komplett befreien.

Umsatzsteuererklärung (Steuererklärung)

Die Umsatzsteuererklärung, oft einfach Steuererklärung genannt, ist eine jährliche Zusammenfassung aller steuerrelevanten Vorgänge des Geschäftsjahres und muss von allen Unternehmern abgegeben werden, die umsatzsteuerpflichtig sind.

Soll- oder Istversteuerung

Der Unterschied zwischen Soll- und Istversteuerung betrifft den Zeitpunkt an dem die Umsatzsteuer abgeführt werden muss:

  • Bei der Istversteuerung ist die Umsatzsteuer erst mit dem tatsächlichen Zahlungseingang fällig, was sich positiv auf die Liquidität kleinerer Unternehmen auswirken kann.

  • Bei der Sollversteuerung ist die Umsatzsteuer bereits zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung fällig - unabhängig vom Zahlungseingang.

💡 Wichtig: Das Finanzamt entscheidet, ob Sie der Ist- oder Sollversteuerung unterliegen.

Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Datenverarbeitung (GoBD)

Die GoBD sollen Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Buchhaltung sicherstellen. Geschäftsunterlagen müssen je nach Dokumentenart 6 bis 10 Jahre aufbewahrt werden.

⚠️ Achtung: Eine GoBD-konforme Buchhaltung ist wichtig! Falls das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung Ihre Buchhaltung nicht anerkennt, kann es Ihre Steuerschuld schätzen - das kann ziemlich teuer für Sie werden.

💡 Gut zu wissen: lexoffice garantiert die GoBD-konforme, rechtssichere Aufbewahrung Ihrer Rechnungen und Belege für die gesetzlich vorgeschriebenen 10 Jahre. Sie können jederzeit kostenfrei auf Ihre Daten zugreifen, auch wenn Sie kein lexoffice Kunde mehr sind!

Welche Angaben gehören auf eine rechtssichere Rechnung?

Um im Zweifelsfall nicht auf offenen Forderungen sitzen zu bleiben, sollten Sie darauf achten, dass Ihre Rechnungen vollständig und rechtssicher sind.

Folgende Angaben sind Pflicht auf jeder Rechnung:

  1. Firmenname und -anschrift

  2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

  3. Name und Anschrift Ihres Kunden

  4. Ausstellungsdatum der Rechnung

  5. Leistungs- bzw. Lieferdatum (oder Hinweis, dass Leistungsdatum dem Rechnungsdatum entspricht)

  6. Eindeutige Rechnungsnummer

  7. Beschreibung der Produkte und Dienstleistungen nach Art und Menge (handelsübliche Beschreibung dessen, was geliefert oder erbracht wurde)

  8. Entgelt und vereinbarte Minderungen z.B. Rabatt, Skonto

  9. Steuerbetrag (aufgeschlüsselt nach Steuersatz) - bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung, z.B. Kleinunternehmerregelung

Neben den Pflichtangaben, die zwingend auf einer Rechnung enthalten sein müssen, empfehlen wir auch Ihre Kontaktdaten anzugeben, damit Kunden Sie für Rückfragen erreichen können. Zudem sollten Sie Ihre Bankverbindung auf der Rechnung vermerken, sodass Ihre Kunden bequem per Überweisung bezahlen können.

Auch das Zahlungsziel ist eine freiwillige Angabe.

Gut zu wissen: Alle gesetzlich erforderlichen Felder sind in lexoffice Rechnungsvorlagen automatisch enthalten.

Angebote, Rechnungen & Co per Klick erstellen und übernehmen

Mit lexoffice schreiben Sie mit wenigen Klicks Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Abschlagsrechnungen, Lieferscheine - und wenn’s sein muss auch Zahlungserinnerungen (Mahnungen).

  • 🛡️ Rechtssicher: Die professionellen Vorlagen von lexoffice enthalten alle gesetzlich verpflichtenden Angaben und sind rechtssicher formuliert.

  • ⏱️ Schnell: Angebote, Rechnungen & Co. sind in lexoffice mit wenigen Klicks geschrieben: einfach gespeicherte Kundendaten sowie Produkte und Dienstleistungen auswählen - fertig.

  • 📑 Übernehmen: Aus einem Angebot oder einer Rechnung heraus erzeugen Sie mit einem Klick die zugehörige Auftragsbestätigung, Abschlagsrechnung, einen Lieferschein oder eine Mahnung - keine peinlichen ”Copy & Paste” Fehler mehr!

  • ✉️ E-Mailversand: Angebote & Rechnungen versenden Sie direkt aus lexoffice heraus per E-Mail - auch mit Ihrer eigenen E-Mailadresse als Absender.

  • 🛡️ Rechtssichere Archivierung: lexoffice bewahrt Ihre Rechnungen für 10 Jahre revisionssicher auf - auch nach Ihrer Kündigung!

In lexoffice haben Sie jederzeit offene Angebote und nicht bezahlte Rechnungen im Blick.

💡 Tipp: Verwenden Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse für den Versand von Angeboten, Rechnungen etc.

💡 Tipp: Nutzen Sie unsere Überweisungs-QR-Codes, um Ihren Kunden die Bezahlung Ihrer Rechnungen auf Ihr Konto zu vereinfachen. So kommen Sie schneller an Ihr Geld.

💡 Tipp: Bieten Sie Ihren Kunden Skonto-Rabatt an, wenn diese zeitnah zahlen.

📱 Tipp: Mit der kostenlosen lexoffice App (Android & iOS) behalten Sie auch von unterwegs jederzeit den Überblick und können schnell Angebote & Rechnungen schreiben.

💡 Tipp: Erstellen Sie Angebote mit alternativen und optionalen Positionen. Lassen Sie Angebote digital per Klick annehmen und Rechnungen direkt online bezahlen (Kundencenter).

Zahlungserinnerung einfach per Klick erstellen & versenden

So kommen Sie an Ihr Geld! Wenn ein Kunde mit einer Zahlung im Rückstand ist, ist das für alle Beteiligten ärgerlich. Mit lexoffice können Sie schnell und unkompliziert eine Mahnung selbst erstellen oder einem Kunden eine Zahlungserinnerung zusenden.

💡 Tipp: Erstellen Sie Vorlagen für Mahnungsschreiben

Bankkonto anbinden: So behalten Sie den vollen Überblick

Binden Sie Ihr Bankkonto an Ihren lexoffice Account an: So haben Sie jederzeit den vollen Überblick über Ihre Finanzen und sehen sofort, welcher Kunde bezahlt hat bzw. welche Rechnungen noch offen sind.

  • 🛡️ Sicherheit: lexoffice ist offiziell von der Finanzdienstleistungsaufsicht (Bafin) zugelassen und PSD2 zertifiziert - Ihre Kontodaten sind bei uns absolut sicher und vertraulich!

  • 🇩🇪 made-in-germany: lexoffice wird zu 100% auf Servern in Deutschland betrieben

  • 💳 Alle Konten: Kostenlos beliebig viele Bankkonten und Kreditkarten in lexoffice einbinden, auch PayPal wird unterstützt

💡 Gut zu wissen: lexoffice ordnet Zahlungseingänge automatisch Ihren Rechnungen zu - und spart Ihnen und Ihrem Steuerberater viel Zeit & Nerven.

💡 Tipp: Rechnungen Ihrer Lieferanten können Sie aus lexoffice heraus einfach per Klick bezahlen - kein umständliches Abtippen im Online-Banking mehr!

💡 Tipp: Trennen Sie Ihr Geschäfts- von Ihrem privaten Bankkonto (mehr Informationen)

Zusammenarbeit Steuerberater (kostenlos)

Ihre Rechnungen und Belege senden Sie aus lexoffice heraus einfach per Klick an Ihren Steuerberater - oder noch einfacher: Sie geben Ihrem Steuerberater (kostenlos) Zugriff auf Ihren lexoffice Account.

  • 👨‍⚖️ Kostenloser Zugriff für Ihren Steuerberater auf Ihren lexoffice Account

  • 💾 Digitale Übermittlung bzw. Datenexport per Knopfdruck (✅ DATEV-konform)

  • 🤖 Automatische Zuordnung der Bankumsätze zur richtigen Rechnung - das spart Ihnen und Ihrem Steuerberater jede Menge Zeit & Nerven!

💡 Gut zu wissen: Ihr Steuerberater kann alle Rechnungen, Belege, Umsätze und Buchungen im standardisierten DATEV-Format am Monatsende selbständig aus Ihrem lexoffice Account übernehmen.


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